Four Hands steigert Transparenz, Effizienz und Genauigkeit mit Centric PLM

Zeit für Transformation

„Es gab keine Single Source of Truth für Produktdaten. Die Daten waren in unzähligen Spreadsheets und auf lokalen Computern verstreut, auf denen Produktattribute gespeichert waren. Man wusste nie, welche Informationen korrekt und aktuell waren.“

So beschreibt Douglas Estremadoyro, Vice President of Business Innovation bei Four Hands, den Produktentwicklungsprozess, wie er noch vor einigen Jahren aussah.

Heute sind alle Produktinformationen an einem zentralen Ort gespeichert. Die Transparenz und Effizienz der Produktentwicklung wurden deutlich verbessert, die Datengenauigkeit erhöht und Doppelarbeit reduziert. Was aber waren die Gründe für diese Transformation?

Von Texas in die Welt

Four Hands wurde 1996 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Austin, Texas (USA). Das Unternehmen hat Niederlassungen in China, Vietnam, Indien und Indonesien. Four Hands entwirft und fertigt Möbel für Wohn-, Schlaf- und Esszimmer sowie für Büros und den Outdoor-Bereich. Vor allem in den letzten Jahren ist Four Hands enorm gewachsen. Heute hat das Unternehmen mehr als 500 Mitarbeiter, über 10.000 aktive Händler, mehr als 5.000 aktive SKUs und arbeitet mit über 100 Lieferanten zusammen. Die Produkte werden über verschiedene Kanäle verkauft – von großen Einrichtungshäusern bis hin zu kleinen Boutiquen und natürlich über den E-Commerce.

Dazu Estremadoyro: „Four Hands ist eigentlich ein Produktunternehmen. Wir sind bekannt für Designs, die den Kunden gefallen. Wir produzieren Möbel, die edel und klassisch, aber auch innovativ und cool sind.“ Hinter den Kulissen haben wir es mit Beschaffung, Lagerhaltung, Vertrieb und Distribution zu tun. Bei all diesen Elementen der Wertschöpfungskette hinweg geht es um das Management von Informationen – vom Design bis hin zum Kunden“, so Estremadoyro weiter.

„Wir sind sehr kundenorientiert und pflegen unsere Beziehungen. Wir versuchen, flexibel zu sein und immer einen Schritt weiter zu gehen als nötig. Manche Kunden wünschen sich zum Beispiel individuelle Labels und wir arbeiten sogar mit Änderungsaufträgen“, erklärt Estremadoyro. „Aber da wir so stark gewachsen sind, müssen wir einfach in allem, was wir tun, deutlich effizienter sein – besonders in der Distribution.“

Umstellung auf PLM

Estremadoyro wurde 2018 mit dem Auftrag eingestellt, die Innovation anzukurbeln und bei Four Hands moderne Systeme zu implementieren. Er verfolgt einen Projektmanagement-Ansatz zur Bewältigung komplexer, funktionsübergreifender Projekte. „Wir haben ein sehr gutes internes IT-Entwicklungsteam. Unsere Systeme haben wir schon immer selbst entwickelt. Also wollten wir dieses Know-how und den Fokus auf Systeme der nächsten Generation verlagern“, erklärt er.

„Es gab mehrere Abteilungen mit laufenden Projekten, aber keine Konsistenz im Prozess.“ Er fährt fort und beschreibt die Herausforderungen bei der Kommunikation mit Teammitgliedern in Asien und Lieferanten über endlose E-Mails und Entwürfe in PowerPoint. Es fehlte auch die nötige Transparenz in der Produktentwicklung. Diese Faktoren veranlassten Four Hands dazu, auf PLM umzusteigen.

Systematische Auswahl

2016 wurde ein formaler Software-Auswahlprozess durchgeführt. Das Team verbrachte mehrere Monate damit, die Anforderungen zu ermitteln – von der Produktentwicklung über den Sampling-Prozess bis hin zum Einkauf und darüber hinaus. Dazu Estremadoyro: „Wir haben sowohl die Anforderungen aus den USA als auch die unserer internationalen Niederlassungen berücksichtigt. Dann gab es eine formale Bewertung mehrerer Systeme, die damals auf dem Markt erhältlich waren. Centric war eines davon. Wir haben uns dann schließlich für Centric PLM™ entschieden.“

Nahtlose Implementierung

Estremadoyro sagt über die Implementierung: „Wie jede größere Veränderung in unserem Unternehmen erforderte dieser Schritt ein hohes Engagement, vor allem auf der Seite des Change Managements. Es war eine Herausforderung, von Excel-Spreadsheets auf ein sehr strukturiertes System umzusteigen. Aber wir hatten den richtigen Partner und die richtige Methodik auf unserer Seite. Wir gingen eine Sache nach der anderen an, begannen mit einem Teil des Workflows, beendeten den Schritt und gingen dann zum nächsten über. So ging es Stück für Stück voran. Wenn es ein Problem gab, das wir wieder aufgreifen wollten, war es einfach, zurückzugehen und die Änderung vorzunehmen und erst dann fortzufahren. Es war nicht das herkömmliche Wasserfall-Modell.“ Er betont auch die Bedeutung von Daten und den Aufbau der Bibliotheken.

Erfolgsfaktoren

Estremadoyro erklärt, dass einer der wichtigsten Faktoren, die zum Erfolg bei der Implementierung von Centric PLM führten, darin bestand, das Projekt nicht als reines IT-Projekt zu betrachten. „Wir haben ganz bewusst Sponsoren aus den Funktionsbereichen wie internationale Produktentwicklung und Einkauf benannt. Es handelte sich um ein Unternehmensprojekt und war auch als solches angelegt. Das war die Vorstellung, die wir von Anfang an hatten. Sie hat sich als richtig erwiesen. Die wichtigsten Ressourcen waren die Fachexperten aus den verschiedenen Bereichen, die mehrere Monate lang einen sehr großen Teil ihrer Zeit für dieses Projekt aufbrachten. Wir haben sie gebeten, Entscheidungen über das Design zu treffen, das System mithilfe der Techniker von Centric zu konfigurieren, Tests durchzuführen, Schulungsunterlagen zu erstellen und die Schulungen auch durchzuführen. Letztendlich sind sie die wahren Helden dieser Implementierung.“

Zahlreiche Vorteile

Four Hands nahm die neue PLM-Lösung im August 2019 in Betrieb. Estremadoyro erinnert sich: „Ein Benutzer erzählte mir vor ein paar Monaten, dass er vor Centric PLM jeden Morgen Dutzende von E-Mails, Hunderte von Benachrichtigungen und auch noch unser Tool zur Zusammenarbeit durchsehen musste, nur um zu wissen, was an diesem Tag zu tun ist! Jetzt loggt er sich einfach in das System ein und kennt den Status jedes Projekts sofort. Er weiß nun genau, was er zu tun hat. In dieser Hinsicht ist es eine enorme Verbesserung.“

Derzeit gibt es 115 aktive Benutzer in den USA, China und Vietnam. Die Daten im System sind beeindruckend: über 45.000 Farbvarianten, mehr als 100.000 Kalendereinträge, Schritte im Entwicklungsprozess, die nachverfolgt werden, und über 20.000 verarbeitete Angebote von Lieferanten.

Wir haben einen konsistenten Prozess für die Produktentwicklung. Er ist direkt in die Plattform integriert. Es gibt bestimmte Schritte, die auszuführen sind, bestimmte Checkpoints und Meilensteine. Die Effizienz ist gestiegen, die Reduzierung der Anzahl der E-Mails ist einfach erstaunlich und die Datengenauigkeit hat sich deutlich verbessert. Jetzt wissen wir genau, wo wir beispielsweise die Höhe einer Armlehne finden können. Wir sind zuversichtlich, dass die Informationen in Centric immer korrekt und auf dem neuesten Stand sind“, freut sich Estremadoyro.

Pandemie-Effekt

Wie bei jedem anderen Unternehmen führte die Pandemie auch bei Four Hands zu einer deutlichen Beeinträchtigung des normalen Geschäfts. Zunächst ging man in den Cashflow-Schutzmodus über: Man stornierte Reisen, stellte keine neuen Mitarbeiter mehr ein und senkte die Kosten. In der Stadt Austin waren im März 2020 alle Einwohner angehalten, zu Hause zu bleiben. Glücklicherweise hatte Four Hands Centric PLM zu diesem Zeitpunkt bereits implementiert und war so in der Lage, zu 100 % remote zu arbeiten. Das Jahr 2020 endete schließlich mit einem zweistelligen Wachstum für das Unternehmen und brach alle bisherigen Rekorde in Bezug auf Sendungen, Aufträge, Transaktionen und im Lager umgeschlagene Kartons. Four Hands verzeichnete ebenfalls ein deutliches Wachstum auf allen Vertriebskanälen. Die Lektion: Auch mit Home-Office und alternativen Möglichkeiten zur Produktvorstellung jenseits der konventionellen Möbelausstellung lassen sich tolle Ergebnisse erzielen.

Zukünftige Erweiterungen

„Wir haben nach der Einführung des Systems eine Umfrage durchgeführt und diese dann einige Monate später wiederholt. Wir sahen Verbesserungen in Bezug auf die Meinung unserer Mitarbeiter über die Benutzeroberfläche sowie die Flexibilität bei der Berichterstellung. Nach ein oder zwei Jahren fühlen sich die Benutzer mit dem System wohl und nutzen es bestmöglich“, erklärt Estremadoyro. „Wir folgen dem traditionellen Weg von Centric: Go-live, Festigung, Optimierung … und jetzt können wir uns der Erweiterung zuwenden.“