Otabo optimiert Planung, Effizienz und Kommunikation mit Centric PLM

Umgang mit Problemen

„Wenn man eine gewisse Größe erreicht, muss sich die Art und Weise, wie man ein Unternehmen führt, ändern. Word, PowerPoint und Spreadsheets sind nicht mehr zeitgemäß und zur Verfolgung der unzähligen Details nicht mehr geeignet.“

Chris (Rocky) Finlay, Chief Growth Officer von Otabo, erläutert die Probleme des Unternehmens vor der Einführung von Centric PLM™. Otabo musste das Management von Wachstum, Kommunikation, Produktideen, Iterationen und Kundenpartnerschaften effizienter gestalten.

Heute hat Otabo effizientere Workflows in der Produktentwicklung etabliert, die Transparenz gegenüber Kunden und Lieferanten verbessert, eine Möglichkeit geschaffen, alle Produktdaten zusammenzuführen und eine stärkere Infrastruktur aufgebaut. Wie aber war das möglich?

Familiensache

Sabrina Finlay, CEO bei Otabo, lernte die Besonderheiten der Branche im Unternehmen ihrer Familie in China kennen, einem OEM-Schuhhersteller für Marken wie adidas, Nike und Timberland. 2016 gründete sie schließlich ihr eigenes Unternehmen: Otabo.

Das Unternehmen setzt auf Full-Service-Produktion, die es kleineren Start-ups ermöglicht, mit großen Marken zu konkurrieren, und bei großen Marken dafür sorgt, dass diese agiler und effizienter werden. Ihr Ehemann Rocky Finlay ist im Unternehmen in einer Führungsrolle tätig. Heute verfügt das Unternehmen über ein Netzwerk von über 50 Produktionsstätten. Otabo setzt auf gute Beziehungen, Transparenz und Qualität.

Kompliziertes Gleichgewicht

Otabo vertritt die Ansicht, dass Lieferketten einem Kunstwerk gleichen. Das Unternehmen verfügte schon immer über ausgereifte Standardverfahren (SOPs), aber es wuchs schnell und hatte viele bewegliche Teile, um die Kunden bestmöglich bedienen zu können. Die Notwendigkeit der digitalen Transformation wurde zunehmend ersichtlich. Sabrina Finlay sagt über die Suche nach einem geeigneten PLM-System: „Einige Leute im Unternehmen beschwerten sich bei meinem Mann darüber, was sie eigentlich brauchten und welche Technologien ihnen fehlten. Das war eigentlich der Startschuss.“

Dazu Rocky Finlay: „Wenn man eine gewisse Größe erreicht, muss sich die Art und Weise, wie man ein Unternehmen führt, ändern. Man muss Managementstrategien, die Art und Weise, wie man Wissen vermittelt, Entscheidungen trifft und Informationen weiterleitet, skalieren und diese Informationen auch schützen. All diese Dinge müssen entsprechend berücksichtigt werden.“

Er fährt fort: „Ich konnte sehen, wie ausgereift die gewohnten Abläufe sind und wie ein PLM-System diese Arbeit verbessern würde. Außerdem winkten uns Zeiteinsparungen, mehr Transparenz und mehr Agilität. Wir haben das im Team besprochen und uns die Demos verschiedener Lösungen angesehen. Schnell war klar, dass sich ein PLM-System lohnen würde … Es ergänzt und optimiert unsere gesamte Infrastruktur.“

Warum Centric?

Otabo legte das Hauptaugenmerk bei der Suche nach einer PLM-Lösung auf Funktionen, Preis und – abweichend von der üblichen Vorgehensweise – auf Glassdoor-Bewertungen. „Es gab so viele Mitarbeiter, die sagten, dass sie gerne bei Centric arbeiten“, erklärt Rocky Finlay.

„Das Engagement für den Erfolg unseres Unternehmens hat den Deal besiegelt.“ Er fährt fort: „Die enorme Agilität war für uns und für das Team eine transformative Erfahrung. Die Teams sind durch die Zusammenarbeit, das Vertrauen und die Transparenz wirklich gut zusammengewachsen.“

Erwartungen übertroffen

Nach einer kompletten Remote-Implementierung im ohnehin schon schwierigen Jahr 2020 resümiert Sabrina Finlay: „Was uns wirklich überrascht hat und was wir nicht erwartet hatten: Centric PLM hat die Art und Weise, wie wir an die Arbeit herangehen und wie unser Team zusammenarbeitet, grundlegend verändert. Das System hat uns dazu gebracht, einige Rollen in unserem Unternehmen neu zu überdenken.“

Mit der von Centric PLM bereitgestellten Single Source of Truth gestaltete Otabo seine Workflows von Grund auf neu. „Centric ist sehr stark in alles integriert. Wir haben tatsächlich viel mehr Möglichkeiten für die Organisation, mehr SOPs und eine größere Effizienz. Das war das Highlight des gesamten Projekts.“

„Mit ein wenig Hilfe von deinen Freunden“

Die Pandemie zwang Unternehmen in aller Welt in die Knie. Die Belastung der Lieferkette und die stark schwankende Verbrauchernachfrage sorgten für Unsicherheit. Die Erfahrungswerte von Otabo erweisen sich in vielen Situationen als äußerst wertvoll.

Sabrina Finlay erklärt, dass die Pandemie nicht unbedingt neu in Bezug auf Veränderungen war, sondern einfach nur extremer. „Die Probleme waren schon vor COVID-19 die gleichen. Probleme mit der Lieferkette, die irgendwo auseinanderfällt, oder mit Zeit- und Einführungsplänen sind uns durchaus vertraut. Dazu zählen beispielsweise Lieferungen, die aufgrund von Versandproblemen nicht rechtzeitig ankommen, oder ein Taifun, der unseren gesamten Materialbestand für die gesamte Saison vernichtet. Wir standen schon oft ohne Strom da und mussten Produktionsstätten schließen oder auf andere Produktionslinien ausweichen. Wenn ich an solche Situationen denke, gehen wir einfach davon aus, dass so etwas immer passieren kann.“

Finlay sagt weiter: „Wir haben schon immer zahlreiche Eventualitäten eingeplant. 2020 haben wir zunächst geschaut, wo wir mehr Transparenz brauchen – und das war in der gesamten Lieferkette, aber auch auf Kundenseite der Fall. Wir wollten verstehen, wo jeder in Bezug auf seine Herausforderungen steht. Wir sind wirklichen einen Schritt zurückgegangen und haben uns die Probleme genau angeschaut. Dann haben wir überlegt, was wir mit der Lieferkette machen und wie wir mit den Kunden arbeiten.“

„In China waren beispielsweise in der ersten Corona-Welle ganze Provinzen von einem Lockdown betroffen. Sicherheit hat bei uns definitiv Vorrang. Wenn Menschen nicht in einer sicheren Umgebung arbeiten oder nicht sicher reisen konnten, haben wir die entsprechenden Alternativen ausgeschlossen. Wir haben überlegt, wie wir unsere regulären Ressourcen ersetzen konnten.“ Mit einem kühnen geschäftlichen Schachzug wandte sich Otabo an die Konkurrenz. Dazu Finlay: „Wir haben nach Produktionsstätten gesucht, die in Not waren, weil ihre Aufträge von großen Marken storniert wurden. Diese Werke waren voll einsatzbereit, bekamen aber keine Aufträge mehr. Am Ende teilten wir uns die Arbeitskräfte und gingen Partnerschaften mit Mitbewerbern ein, um das Überleben aller unserer Unternehmen zu sichern.“

An der Lieferantenfront beauftragte Otabo mehrere Anbieter mit der Entwicklung des gleichen Materials und ließ sie wissen, dass nur ein Unternehmen den Auftrag erhalten würde. Aber die anfängliche Anfrage trieb die Kosten des Projekts, die Entwicklungsarbeit und die Mitarbeiterkosten dennoch in die Höhe.

Diese bemerkenswerte Haltung erforderte offenes Denken und solide Beziehungen. Das war eine echte Herausforderung, weil auch die Kunden betroffen waren. „Wir mussten zu den Marken gehen und ihnen sagen, dass wir in einer wirklich schwierigen Lage sind, in der wir ein bestimmtes Produkt vielleicht nicht liefern können, stattdessen aber eine abgewandelte Version. Allerdings zu einem höheren Preis oder wir müssen fünf Schuh-Designs statt nur einem liefern, damit wir es bedarfsgerecht anpassen können“, so Finlay.

Die Lektion aus all dem: starke und intensive Beziehungen zu Lieferanten und Kunden aufbauen, flexibel und agil sein und stets einen Plan B haben.

Skalierbarkeit – das A und O

Diese Erfahrungen können auch auf die Skalierung angewendet werden. Bevor man überhaupt an eine Skalierung denken kann, sollten laut Finlay folgende Kriterien erfüllt sein:

• Intensive und vertrauensvolle Beziehungen zu Lieferanten
• Gute Kommunikation zwischen Kundenteams, Anbietern und internen Teams
• Transparenz in Bezug auf Herausforderungen, Pläne und Risiken
• Abgestimmte Prozesse zur Verbesserung der Effektivität

Eine Kollektion von 10.000 Paar Schuhen auf 300.000 Paar zu erweitern, kann sehr komplex sein – vom Wechsel der Produktionsstätte über neue Lieferanten bis hin zu Änderungen in der Logistik und anderen Details. Daher ist es für Marken wichtig, den nötigen Grundstein für die Skalierung bereits im Vorfeld zu legen.

PLM und Transparenz

Die Transparenz ist ein wesentlicher Bestandteil von Otabos erfolgreicher Bewältigung der Marktveränderungen. Sie wird durch Centric PLM unterstützt. Dazu Sabrina Finlay: „Eine Single Source of Truth zu haben und in der Lage zu sein, alle Informationen in Bezug auf Materialien und Anbieterkosten aufzuschlüsseln und dann all diese Informationen für das Design zusammenzustellen, gibt Marken ein klares Bild über die Auswirkungen ihrer Designs. Sie haben den vollen Einblick über die Entscheidungen und die Kompromisse, die die Marken in Bezug auf die Kosten und den Zeitplan eingehen. Das ist es, was PLM uns ermöglicht. Es verändert viele Dinge in Bezug darauf, wie schnell wir sind, beeinflusst aber auch, wie wir über unser Geschäft denken.“