8 signos de que tus datos están descontrolados

¡Qué bien! El primer sorbo de café nada más sentarte en tu escritorio. Abres tus correos y… es como si te golpeara una avalancha.

El café se enfría mientras recorres tu bandeja de entrada, abriendo correos aquí y allá, y saltando los que parecen poder esperar.

Ahí está la última versión de la hoja de Excel para esos zapatos. Decides descargarla y la guardas en la carpeta correcta, con el último número de versión. Bien, continúas: un proveedor de China quiere una aclaración sobre un color. ¡No te olvides de imprimir tus notas para las reuniones con el equipo de diseño y desarrollo de productos! Y tu jefe quería tener el informe hoy, pero tú necesitas algunas cifras de logística y no responden…

¿Te resulta familiar? El lugar de trabajo moderno está inundado de datos digitales y sin conexión, y el negocio de la moda funciona a tal velocidad que se descontrola con rapidez. Aquí te mostramos ocho signos claros de que debes hacer algo con tus datos descontrolados.

1.¿Dónde está aquel correo?

Sabes cuál es: el correo electrónico que recibiste la semana pasada del proveedor donde decía algo acerca de la disponibilidad del cuero. ¿Cómo se llamaba tu contacto? ¿María? ¿Marta? Mejor hacer una búsqueda… No, nada. Decides volver sobre cientos de correos electrónicos de la semana pasada. ¿Fue el miércoles pasado? Una señal irrefutable de que la información se está haciendo difícil de gestionar es cuando, al abrir la bandeja de entrada, sientes como si estuvieses andando por un pantano. ¡Es señal de que necesitas un cambio!

2. Copiar, pegar, repetir

¿No se suponía que trabajar en la moda era divertido y creativo? Pero a estas alturas, podrías agregar «Experto en copiar/pegar»a tu currículum. El problema con la introducción manual de datos es que, si bien es repetitiva, también es necesario concentrarse, o ese pequeño despiste al copiar/pegar provocará grandes problemas cuando el equipo de aprovisionamiento se dé cuenta de que ha pedido tela azul celeste en lugar de índigo. Vaya…

3 ¿Cómo se hace eso?

Te has fijado en que Marcos suele rellenar los formularios de pedido con una serie de códigos, pero esta semana no está… Podrías preguntarle a su asistente, el problema es que Marcos nunca le enseñó en qué consistían esos códigos. Si la información es tan inaccesible que tan solo está en la mente de algunos compañeros o en notas garabateadas en un cajón, en lugar de estar almacenadas en un sistema central, tienes todas las papeletas de obtener trabajo a medio hacer, retrasos y errores.

4. La pesadilla de las hojas de cálculo

¿Tienes pesadillas sobre nubarrones de casillas verdes que vuelan hacia ti, o laberintos de columnas y filas en los que te pierdes? Quizá no llegue a tanto, pero es común que empresas como la tuya acaben con cientos de hojas de cálculo diferentes cada temporada, a menudo con varias temporadas en desarrollo a la vez. ¿Cuál es la más reciente? ¿Dónde está la que tiene la información de cálculo de costes actualizada? Si experimentas la pesadilla de las hojas de cálculo, sabrás lo que supone buscar la información correcta en las hojas y tener la esperanza de que nadie más la haya actualizado mientras tanto.

5. Búsqueda desesperada de datos

Estás en tu escritorio preguntándote lo práctico que sería en este momento tener los datos sobre gastos de envío del equipo de logística, ya que el informe sobre costes se debió entregar ayer y estás recibiendo una oleada de correos al respecto. ¡Lástima que todo esté en su propio sistema sin conexión! Parece que tendrás que esperar hasta que alguien tenga tiempo para buscarlo y enviarlo. Cuando la información está diseminada tanto en línea como sin conexión, se queda atrapada en cuellos de botella que no puedes controlar. ¡Qué frustración!

6. ¿Otra reunión?

Una reunión para determinar qué hoja de cálculo tiene la versión más actualizada, una reunión sobre esa otra reunión para las personas que se la perdieron… Si hay algo que la mayoría de la gente quiere evitar a toda costa es tener más reuniones. Pero cuando nadie está seguro de si estáis en la versión 6 o la versión 7, y cuando todo el mundo está seguro de que tiene su propia versión más reciente guardada en su carpeta de documentos, las reuniones son inevitables. Una agenda repleta de reuniones es una señal segura de que estás perdiendo la batalla contra el monstruo de los datos.

7. Estoy tan cansado…

Si llegas a casa del trabajo cansado, estresado y abrumado, la sobrecarga de datos podría ser tu problema. Los días transcurren buscando en hojas de cálculo y correos electrónicos la información que necesitas y molestando a tus compañeros para que te envíen los últimos detalles actualizados, a pesar de saber que tienen tanto trabajo como tú. ¡Normal que estés cansado! Tomar el control de tus datos puede ser lo mejor que hagas para tu bienestar en el trabajo.

8. ¿Hay alguien ahí…?

Tu compañero de aprovisionamiento nunca envía a tiempo los detalles que le pides… Lo más probable es que no seas la única persona que tiene problemas de comunicación con los compañeros, y ellos podrían estar teniendo el mismo problema contigo. Sabes que todo el mundo está haciendo su trabajo lo mejor posible, pero andar persiguiendo la información y quedarse atrás en los objetivos te está causando problemas. Te tranquiliza saber que tanto tú como tus compañeros estáis en el mismo barco y tratáis de remar juntos para que no se hunda.

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