Four Hands Esquipa Estilo + Éxito Con La PLM

Momento de transformación

“No teníamos una única fuente de verdad para la información de producto. Estaba repartida en muchas planillas y en ordenadores locales que albergaban atributos de los productos. No se sabía qué información era exacta o cuál era la última versión de ella”.

Douglas Estremadoyro, vicepresidente de Innovación Empresarial de Four Hands, recuerda cómo eran hace pocos años los procesos de desarrollo de producto.

Hoy toda la información de producto está accesible en un solo lugar, la visibilidad del desarrollo de producto y las eficiencias han mejorado significativamente, la precisión de los datos ha incrementado y la duplicación de trabajo ha disminuido. ¿Qué ha impulsado esta transformación?

Texas Y Más Allá

Four Hands se fundó en 1996, tiene su sede en Austin, Texas, y oficinas en China, Vietnam, India e Indonesia. La empresa diseña y fabrica muebles para el hogar para salones, dormitorios, comedores, oficinas y exteriores. El negocio ha crecido rápidamente, especialmente en los últimos años. Hoy tienen más de 500 empleados, más de 10 000 distribuidores activos, más de 100 proveedores activos, y más de 5 000 unidades de mantenimiento de stock activas. Sus mercancías se venden a través de múltiples canales, de Retailers principales de muebles a tiendas pequeñas y, por supuesto, a través del comercio electrónico.

Estremadoyro dice: “Four Hands es fundamentalmente una empresa de productos. Se nos conoce por los diseños que gustan a los clientes. Producimos muebles refinados y clásicos y
a su vez innovadores y geniales. Detrás de la escena somos una empresa de suministro, una empresa de almacenamiento, una empresa de ventas, y una empresa de distribución. A través de estos puntos de la cadena de valor está la gestión de información, desde el diseño hasta el cliente”

“Somos una empresa muy centrada en el cliente, y cuidamos esas relaciones. Intentamos ser flexibles y tomar ese paso extra.  Algunas personas, por ejemplo, quieren marcas personalizadas e incluso trabajamos con órdenes cambiadas. Pero hemos crecido mucho y necesitamos tener esa excelencia operacional y ser eficientes en todo lo que hacemos, especialmente en el aspecto de distribución”, dice Estremadoyro.

Cambio a PLM

A Estremadoyro se le contrató en 2018 con el encargo de impulsar la innovación e implementar en Four Hands sistemas de próxima generación, teniendo un enfoque de gestión de proyecto en el que se abordan proyectos complejos e interdisciplinarios. Dice: “Tenemos un equipo de desarrollo de tecnología informática interno muy sólido y nuestros sistemas tradicionalmente han sido propios, por eso queríamos cambiar esa energía y enfocarnos en sistemas de próxima generación”.

Estremadoyro continua diciendo: “Teníamos múltiples divisiones con trabajo en curso sin ninguna consistencia en los procesos”. Describe, además, los retos de comunicación con los miembros de los equipos en Asia y con los vendedores, cuyo intercambio de mensajes se daba a través de correos electrónicos interminables y de diseños en PowerPoint. Tampoco había visibilidad del desarrollo de producto. Todos estos factores llevaron a Four Hands a buscar una PLM.

Selección Sistemática

En 2016, se llevó a cabo un proceso formal de selección de software. El equipo dedicó varios meses juntando requisitos desde el aspecto de desarrollo de producto, el proceso de muestreo, suministro y más. Estremadoyro dice:  “Tomamos en cuenta las necesidades de EE UU y también de nuestras oficinas internacionales. Después hubo una evaluación formal de diversos paquetes disponibles en ese momento en el mercado, siendo Centric uno de ellos. El resultado final fue la selección de la PLM de Centric®”.

Implementación Laboriosa

Estremadoyro se expresa sobre la implementación: “Como todos los cambios grandes que realizamos en nuestra organización, este tomó esfuerzo y enfoque, especialmente en el área de gestión de cambio. Fue un reto pasar de planillas de Excel a un sistema muy estructurado. Pero tenemos al socio correcto y la metodología correcta. Abordamos las cosas una a la vez, comenzando con una parte del flujo de trabajo, terminándola después, y luego a lo siguiente. Reiteramos y cuando había un problema que queríamos a revisar era fácil volver y corregirlo, y luego seguíamos avanzando. No fue el tradicional lanzamiento torrentoso”. Estremadoyro también destaca la importancia de los datos y la construcción de bibliotecas

Factores Ganadores

Estremadoyro explica que uno de los factores esenciales que llevaron al éxito de la implementación de la PLM de Centric fue el hecho de no posicionarla como un proyecto de tecnología informática: “Tuvimos la sólida intención de nombrar a patrocinadores de las áreas funcionales como de desarrollo de producto, suministro e internacional. Este fue un proyecto empresarial y enmarcado como tal. Esa fue la perspectiva que mantuvimos y probó ser la correcta. Los recursos clave fueron los expertos en el tema (SME por sus siglas en inglés) de las diferentes funciones quienes dedicaron a este proyecto una gran parte de su tiempo durante varios meses. Les dimos el poder de tomar decisiones con respecto al diseño, configurar el sistema con la ayuda del personal técnico de Centric, llevar a cabo la prueba, crear documentos de entrenamiento e incluso hacer el entrenamiento. En definitiva, creo que son ellos los héroes de esta implementación”

Cosecha De Los Beneficios

Four Hands realizó su lanzamiento en agosto de 2019. Estremadoyro recuerda: “Un usuario me dijo hace unos meses que antes de la PLM de Centric tenía que revisar cada mañana docenas de correos electrónicos, cientos de notificaciones más una herramienta de colaboración que teníamos, ¡todo solo para saber lo que se tenía que hacer ese día! Ahora simplemente entra al sistema y sabe el estatus de cada proyecto y exactamente lo que necesita hacer, así que ha sido una gran mejora desde ese punto de vista”.

Actualmente hay 115 usuarios activos en EE UU, China y Vietnam. Los datos en el sistema son impresionantes: más de 45 000 colores, más de 100 000 actividades de calendario –pasos en el proceso de desarrollo que se están rastreando, y más de 20 000 cotizaciones procesadas. Estremadoyro dice: “La belleza de este sistema es que ahora tenemos esta única fuente de verdad de la información de producto que usamos de forma generalizada para todos nuestros sistemas. Tenemos un proceso consistente para el desarrollo de producto que está incorporado en la plataforma. Hay pasos específicos que ejecutar, al igual que controles y metas particulares. La eficiencia ha incrementado, la reducción de correos electrónicos es impresionante y la precisión de los datos ha mejorado sin lugar a dudas. Ahora sabemos adónde ir para, por ejemplo, obtener la altura del reposabrazos. Confiamos en que la información en Centric es exacta y perfectamente actualizada”.

Efecto De La Pandemia

Como a todas las empresas, esta pandemia sacudió la normalidad del negocio. Al principio, Four Hands recurrió al modo de protección de flujo de caja, canceló los viajes, congeló los contratos, frenó costos, etc. En marzo, una orden obligatoria de quedarse en casa cerró la ciudad de Austin. Afortunadamente, Four Hands ya había implementado la PLM de Centric y pudo trabajar al 100 % de manera remota.  Finalmente, 2020 terminó para la empresa en un crecimiento de doble dígito, rompiendo todos los récords previos en cuanto a envíos, órdenes, transacciones y cajas manejadas en el almacén. Four Hands también percibió un gran crecimiento en todos los canales de distribución. La lección aprendida fue que aun se podía lograr grandes resultados a través del trabajo remoto y de maneras alternativas de introducir el producto más allá de los shows convencionales de muebles.

Mejoras Futuras

“Hicimos una encuesta después del lanzamiento y la repetimos unos meses después.Notamos mejoras en cuanto a lo que nuestra gente piensa sobre la interfaz del usuario y la flexibilidad para informar. Después de un año o dos de uso, los usuarios se sienten cómodos con el sistema y lo están aprovechando al máximo. Estamos siguiendo el camino tradicional de Centric de lanzamiento, estabilización, optimización, etc., y ahora podemos preocuparnos por mejorar”, dice Estremadoyro.