Tom Tailor mejora eficiencia, transparencia y flexibilidad con Centric PLM

De la frustración a la eficiencia

Los equipos de Tom Tailor  luchaban con la demanda que significaba el ingreso de datos administrativos y la falta de transparencia entre sistemas antiguos y desconectados entre sí que entorpecían la gestión de la información de los productos. El desarrollo de producto no se daba de manera intuitiva y cuando los equipos estaban en reuniones o fuera de la oficina no podían acceder a la información relacionada al producto.

Cuando Tom Tailor decidió implementar la Gestión del Ciclo de Vida del Producto (PLM) de Centric Software todo cambió. Los problemas quedaron atrás y ahora todos los equipos a través de todos los departamentos pueden colaborar entre ellos sin importar dónde estén, en tiempo real y usando un sistema basado en la red que ofrece transparencia a través de ‘una única fuente de verdad’. Las ideas y los detalles del desarrollo de los productos se comparten rápida y fácilmente entre las diferentes divisiones optimizando así la eficiencia de toda la organización.

Dominio del mercado de precios medios

Tom Tailor se enfoca en la ropa informal de moda siendo una empresa internacional de moda integrada verticalmente. Cada una de las marcas del grupo se caracteriza por una única esencia bien definida y un carácter distintivo, pero comparten entre ellas una meta primordial que es la de brindar moda de alta calidad para aquellos conscientes del estilo ofreciendo valor atractivo a un precio competitivo.

El grupo Tom Tailor se fundó en Hamburgo en el año 1962 siendo originalmente su mercado principal en Alemania. Desde sus inicios, la empresa ha crecido hasta abarcar otros treinta países y regiones  incluidos Austria, Suiza, Europa del Sudeste y Rusia. Hoy en día cuenta con aproximadamente 3 400 empleados, más de 640 tiendas propias de Retail y otros  8 585 puntos de venta, generándose en el extranjero alrededor de un tercio de las ventas totales.

A raíz del considerable crecimiento nacional e internacional que la empresa ha experimentado en años recientes, el enfoque es ahora a nivel interno concentrándose en agilizar la estrategia, la estructura y las maneras de trabajo para optimizar la rentabilidad y la agilidad general de la empresa.

Búsqueda de una única fuente de verdad

Antes de implementar Centric PLM™, Tom Tailor manejaba más de 70 diferentes sistemas antiguos de software entre los que estaban divididas las actividades clave de diseño y desarrollo. Algo muy grave, además, era que ninguno de estos sistemas antiguos apoyaba la colaboración con el área de suministro de Tom Tailor (Tom Tailor Sourcing – TTS) ni con proveedores terceros.

“Cuando los diseñadores y compradores se comunican con los proveedores externos a través de correos electrónicos, hay el riesgo de que se pierda información importante si alguno de ellos se enferma, no está disponible o sale de la empresa. Las metas a corto plazo del proyecto PLM eran el consolidar los datos,  mejorar la transparencia de todos los departamentos y recuperar la colaboración con la cadena de suministro”, explica el antiguo alto directivo de Aplicaciones Centrales de la empresa.

Objetivos estratégicos

El equipo de Dirección de Tom Tailor considera además que la solución PLM es una herramienta que permitirá el logro de objetivos estratégicos clave como por ejemplo acortar los plazos. Antes de consultar con otras empresas que ya usaban PLM, Tom Tailor creó una lista con una selección de los mejores proveedores de PLM. El objetivo principal de la empresa era implementar una solución basada en la red que permitiera a los usuarios trabajar de manera flexible mientras estaban de viaje o fuera de la oficina.

“Insistimos en conversar con el mayor número posible de usuarios de PLM para oír de ellos su visión objetiva sobre el vendedor que habían escogido y la experiencia de trabajar con él. Todos aquellos que eran clientes de Centric Software nos dijeron que lanzaron a tiempo y dentro del presupuesto programado. Además estaban todos impresionados con el espíritu innovador, las credenciales de moda y el compromiso con la flexibilidad que Centric posee”. Tom Tailor eligió trabajar con Centric Software ya que esta última combina experiencia de industria, tecnología innovadora y conocimiento en base a previas implementaciones. “Necesitábamos una solución con una base fuerte en el área de la moda, lo suficientemente flexible para permitirnos configurar los diferentes procesos y las mejores prácticas que nuestra empresa necesita”.

Enfoque nuevo y ágil

El proyecto de Centric PLM de Tom Tailor siguió el enfoque de Implementación Ágil^SM que prioriza los procesos clave para ofrecer valor en el menor tiempo posible.

El proyecto se implementó a tiempo y respetando el presupuesto. Se incluyó un período intenso de prueba y un entrenamiento del usuario final por un equipo sólido de Tom Tailor. Desde el momento en que se contactó a Centric y en menos de seis meses, Tom Tailor Denim y los equipos casuales lograron crear sus líneas en la PLM.

“Fue una experiencia única ver a los usuarios orgullosos del sistema que ellos mismo habían creado. Al principio teníamos solo a tres empleados trabajando a tiempo completo en el proyecto y a unos otros pocos apoyando a tiempo parcial, pero aun así respetamos el calendario de implementación y el presupuesto acordado”.

Colaboración, flexibilidad y eficiencia

La rápida implementación del sistema fue solo el comienzo del camino del éxito. Centric PLM ha ayudado a Tom Tailor a abordar retos apremiantes y a aprovechar las oportunidades estratégicas mediante la mejora de los procesos de diseño, desarrollo y suministro.

“El equipo de suministro de Tom Tailor (TTS) trabaja mucho en la PLM y comparte ahí los datos esenciales de los productos. Esta dinámica ha logrado que no tengamos que mandar correos electrónicos por todo el mundo para concretar las tareas simples”. A través del dominio que Tom Tailor tiene ahora de la cadena logística, ha logrado  limitar la exposición al riesgo en sus operaciones de suministro en Asia.

“Ahora podemos informar dónde se usa una tela en cualquiera de las divisiones y usar ese conocimiento para formular mejor las órdenes de compras y lograr mejores precios de los proveedores en lo que concierne a grandes volúmenes de material. También podemos crear planes para eventuales emergencias y así no todo el trabajo está asignado a una sola región”.

Los diseñadores de Tom Tailor disfrutan ahora de aproximadamente 20 % de mejoría de eficiencia que se ha logrado a través de la combinación de factores como la colaboración, la consolidación de datos y la eliminación del trabajo manual. Centric PLM también ha permitido que el equipo de Tecnología Informática de Tom Tailor dé un paso atrás en su papel de asistente directo para concentrarse en una estrategia a largo plazo.

“Centric PLM es tan intuitiva que los usuarios clave pueden ahora hacerse responsables de las operaciones del día a día. El equipo de Tecnología Informática ya no está dedicado a las gestiones diarias de incidentes y requerimientos, ahora  interviene solo para responder a preguntas muy técnicas y tiene tiempo para enfocarse en iniciativas estratégicas”.

La plataforma de Centric basada en la red es fundamental para que los equipos de Tom Tailor trabajen mientras se desplazan o no están en las oficinas. La situación se hizo clara en 2020, con la pandemia de la COVID-19 que obligó a los usuarios a trabajar desde casa.

Relaciones respetuosas y planes futuros

Tom Tailor y Centric han construido una relación de mutuo respeto desde su asociación en 2016. Los equipos de Tom Tailor reconocen que el equipo de Centric siempre es comunicativo, brinda apoyo y está abierto a nuevas ideas.

“Estamos desarrollando una hoja de ruta a largo plazo. Buscamos dónde más lograr ahorros de eficiencia, levantar nuestros márgenes brutos y ahorrar tiempo con la ayuda de la PLM. ¡No puedo imaginarme un mundo sin Centric PLM, ni hoy ni en el futuro!”.