5 segnali che evidenziano che la pianificazione della linea e quella dell’assortimento non coincidono

La pianificazione della linea coinvolge principalmente il team di merchandising, pur ricevendo alcuni input dai team di design e sourcing. Si tratta del processo che garantisce ai retailer di avere il giusto mix di prodotti per soddisfare la domanda dei clienti e raggiungere gli obiettivi di vendita. Essa genera un piano di assortimento di prodotti che definisce le categorie di prodotto, i modelli, i colori e le taglie che un retailer offre in una determinata stagione o periodo.

Prima di procedere alla pianificazione della linea, il team di merchandising deve preparare la strategia finanziaria, altrimenti nota come Merchandise Financial Plan (MFP), che determinerà il budget Open-to-Buy (OTB).

Questi vari processi, tutti così cruciali l’uno per l’altro, vengono gestiti in una miriade di sistemi, strumenti e fogli di calcolo diversi.

Tradizionalmente, il processo di pianificazione della linea viene gestito tramite una moltitudine di annotazioni su pannelli in polistirene, bloc-notes, post-it, il tutto sulla base di dati forniti da sistemi multipli come PLM, ERP, fogli di calcolo e strumenti BPF, e accompagnati da campioni fisici e campioni di tessuto; e ovviamente con gestione e compilazione manuale.

La pianificazione dell’assortimento segue il piano di assortimento dei prodotti e determina la profondità/ ampiezza dei prodotti specifici di quella collezione da offrire nei singoli negozi e canali, in linea con merchandise financial plan. La pianificazione dell’assortimento coinvolge merchandiser, pianificatori e buyer, e ha lo scopo della di determinare quale mix di prodotti massimizzerà le vendite e la redditività per negozio e/o canale.

Il piano di assortimento dei prodotti fornisce una base dettagliata per la pianificazione dell’assortimento. A differenza della pianificazione della linea, che è un processo in gran parte visivo e manuale, il piano di assortimento viene costruito utilizzando enormi quantità di dati finanziari e numerici, estratti, aggiornati e reinseriti in una moltitudine di sistemi e strumenti come fogli di calcolo, strumenti di budgeting e di pianificazione.

È inevitabile che un processo così cruciale, che richiede estrema attenzione ai dettagli e che coinvolge più sedi con diversi stakeholder, sfoci in un disallineamento tra i tre processi, con conseguente perdita di tempo e di informazioni.

Quali sono i segnali evidenti del fatto che la pianificazione della linea e la pianificazione dell’assortimento non sono collegate come dovrebbero?

1. I merchandiser perdono tempo bloccati nei fogli di calcolo. Se la pianificazione delle linee, l’MFP e la pianificazione dell’assortimento vengono effettuate con strumenti diversi, i team di merchandising sono costretti spendere il loro tempo per trasferire manualmente il piano di assortimento dei prodotti nello strumento di pianificazione dell’assortimento o nel foglio di calcolo, per poi assegnare i prodotti ai singoli negozi o canali. Un compito decisamente manuale e soggetto a errori.
2. Interruzioni nella comunicazione e ritardi. Se i team coinvolti nella pianificazione della linea e dell’assortimento non possono far riferimento a un punto centralizzato per dati accurati e aggiornati, non sono in grado di comunicare efficacemente e di prendere decisioni pienamente informate, con conseguenti errori, rilavorazioni e ritardi.
3. Scarse prestazioni dei prodotti. Analogamente, se i dati di vendite e previsioni non sono allineati con i dati relativi ai prodotti forniti da un sistema di gestione del ciclo di vita del prodotto (PLM), i retailer possono perdere l’opportunità di sfruttare i trend emergenti o le preferenze dei clienti. I prodotti hanno scarse performance, con conseguenti perdite di fatturato e persino danni alla reputazione del brand.
4. Difficoltà nell’ottimizzare il mix di prodotti. Per quanto i team si impegnino, il mix di prodotti non sembra mai essere quello giusto. La capacità di curare gli assortimenti in base al drop, al punto vendita o al canale si basa su una grande quantità di dati utili per analizzare, segmentare e pianificare. I merchandiser hanno la necessità di strumenti più avanzati per raggiungere i loro obiettivi strategici e creare offerte che oltre a essere più orientate al cliente, siano dove i consumatori desiderano trovarle.
5. Bilanciare gli assortimenti. Può essere difficile prendere decisioni informate sul mix di prodotti e razionalizzare gli SKU quando si guardano righe e righe di dati numerici. Benchè le immagini siano molto importanti per visualizzare come i prodotti si combinano all’interno negli assortimenti, non sono sempre accessibili. Capire tempestivamente quali prodotti stanno performando bene e poter prendere decisioni strategiche da fogli di calcolo e report scollegati su quali varianti di colore o tessuti eliminare o mantenere è praticamente impossibile.

Allineando questi set di dati e processi, i retailer possono esser certi di avere informazioni accurate sulla domanda di prodotti, di sfruttare i trend emergenti e di massimizzare la redditività. L’implementazione di un processo di pianificazione collaborativa colmerà le lacune tra la pianificazione della linea e la pianificazione dell’assortimento al fine di portare sul mercato i prodotti giusti al momento giusto, più rapidamente.

Tuttavia, non è un compito facile. Allineare la pianificazione della linea e la pianificazione dell’assortimento comporta l’inserimento di dati numerici, testuali e visivi da molti sistemi diversi, dall’ERP al PLM alle soluzioni di pianificazione della vendita al dettaglio. Può essere difficile realizzare tutto ciò da remoto, utilizzando i tradizionali strumenti di riunione online, che richiedono la presenza fisica di persone nello stesso spazio.

Fortunatamente, per affrontare queste sfide sono stati sviluppati strumenti trasformativi che consentono ai team di lavorare meglio insieme, fisicamente o da remoto, per collaborare su compiti complessi come l’allineamento della pianificazione della linea e dell’assortimento. Questi strumenti, chiamati Visual Boards, utilizzano interfacce che integrano dati da molti sistemi aziendali e li presentano in un formato visuale.

I team di Merchandising e Design stanno riscontrando risparmi di settimane di tempo grazie a questo approccio rivoluzionario alla pianificazione dell’assortimento: i retailer riferiscono di aver ridotto fino al 90% del tempo impiegato da tutto il team per aggiornare il piano di assortimento dei prodotti utilizzando le Visual Boards.

Non si tratta solo di un risparmio di tempo, ma anche di enormi risparmi in termini di costi operativi (OPEX) di milioni di euro, grazie alla possibilità di collaborare digitalmente e in remoto per esaminare i piani della linea e creare assortimenti basati su dati di prodotto live e su previsioni accurate.

Con una semplice funzionalità di drag-and-drop, questi strumenti intuitivi facilitano la realizzazione di scenari “what-if” e il processo decisionale visuale per creare i migliori assortimenti possibili e, in ultima analisi, migliorare il sell-through.

Se non si dispone di una visibilità adeguata e non si ha la possibilità di collaborare efficacemente, i piani di linea e i piani di assortimento non coincidono. Se stai riscontrando segnali di mancato allineamento, come perdite di tempo, eccesso di scorte e mix di prodotti inadeguati, è il momento di valutare come migliorare l’integrazione di questi processi interconnessi.