Bioworld Sperimenta un Mondodi Peculiarità e Gestisce Enormi Quantità di Dati con Centric PLM

“Ogni anno immettiamo sul mercato circa 15.000 nuovi prodotti. E questo per 100 tipi di prodotti per circa 700 marchi unici “.

Nathan Grant, VP of Growth presso Bioworld Merchandising descrive la gamma e la vastità dei prodotti realizzati da Bioworld e facendo ciò spiega anche quanto sia complesso il business. L’azienda vende attraverso diversi canali: ingrosso, B2B e tramite un proprio DTC. È passato un anno e mezzo da quando Bioworld ha attivato con successo Centric PLM™ e molto è cambiato rispetto al loro precedente processo di sviluppo del prodotto. La loro strategia di go to market prevede processi aziendali allineati con le funzionalità out-of-the-box di Centric. Sono in grado di eseguire in sandbox senza impattare sul business. L’obiettivo alla base della sostituzione del loro sistema PLM legacy era aumentare la velocità di immissione dei prodotti giusti sul mercato. Qui, la loro testimonianza diretta di come sta andando Bioworld dopo l’implementazione.

I preferiti dei fan

Bioworld Merchandise è stata fondata nel 1999. Leader globale nel settore dei prodotti su licenza, l’azienda ha sede a Irving, in Texas e 10 uffici in tutto il mondo. Bioworld produce articoli per i fan di quasi ogni marchio possibile e immaginabile, come Star Wars, Disney, Marvel e altro ancora. La loro gamma di prodotti va letteralmente “dalla testa ai piedi” e “dall’armadio alla cucina” che, tradotto, significa dai cappelli alle camicie alle calze e dagli asciugamani alle tazze e tutto il resto.

Trovare Centric

Patrick Flanagan, IT Program Director, ricorda le approfondite ricerche condotte dal suo team per trovare la soluzione PLM più adeguata alla loro specifiche esigenze, incluso gestire enormi quantità di dati e confrontarsi con un fornitore che capisse esattamente le loro necessità. L’insorgere di un problema con il loro sistema legacy ha costretto Bioworld a muoversi velocemente e, grazie alla diligence già svolta in precedenza, Centric PLM è stato identificato come la scelta migliore. Il passaggio a Centric è avvenuto in meno di due settimane, per giunta da remoto, e il tutto durante la pandemia. Spiega Flanagan: “È stato un periodo senza precedenti. Durante il primo lockdown abbiamo avuto dei problemi con il nostro vecchio sistema PLM, che ci ha praticamente abbandonato. Poi, completamente da remoto, il team di Centric e quello di Bioworld sono stati in grado di avviare Centric, riuscendo a rispondere pienamente alle nostre esigenze. Siamo rimasti particolarmente colpiti: l’intero team è stato fantastico”.

Una marea di dati

“Dalla messa in funzione, circa un anno e mezzo fa, ad oggi, siamo arrivati a circa 101.000 stili in Centric,” sostiene Flanagan. E continua: “Tanto di cappello a Centric, perché è stato in grado di soddisfare la richiesta. Possiamo solo continuare a crescere. Se dobbiamo stampare su un enorme asciugamano, dobbiamo inserire lì dentro il file vero e proprio. Chiamo questi progettisti e chiedo: “Ehi, c’è un motivo per cui avete un file da 5 giga?”. Centric PLM, noto per le sue efficienti capacità di gestione dei dati, è all’altezza del compito.

Sostiene Grant: “Lavoriamo con tutte le principali imprese di intrattenimento del mondo. Abbiamo oltre 100 designer che creano opere e risorse. Ci vengono anche fornite risorse da tutte queste società. Lavoriamo su così tanti tipi di prodotti diversi! Questo volume di opere, sotto forma di giganteschi file di grandi dimensioni, finisce nel sistema”. E spiega meglio: “Possiamo ricevere 500 gigabyte di nuove opere da un partner, che vanno declinati in centinaia di prodotti diversi. E tutto questo finisce nel sistema. Abbiamo anche altre 700 proprietà (marchi) attive nella vendita al dettaglio e probabilmente il doppio in fase di sviluppo e design. È difficile immaginare molte altre aziende sul pianeta che possano competere con quello che facciamo”.

Accelerare il visto di approvazione e aumentare la produttività

Centric PLM ha interessato molti dei processi di Bioworld. Grant afferma: “Lo strumento Centric svolge un ruolo importante nei nostri flussi di approvazione. È il modo in cui passiamo le consegne internamente. Quando i progettisti devono passare articoli al nostro team di licenze interno che gestisce la comunicazione principale, lo fanno tramite Centric. Anche quando ho bisogno di far approvare un cartellone pubblicitario o un’oggetto d’arte dai nostri clienti, il loro benestare mi arriva attraverso il sistema.

“Grant sostiene che Centric ha avuto un impatto significativo per la produttività e l’efficienza. “Dal punto di vista della produttività, la nostra attività è l’unica tra quelle aziende simili a noi, che gestiscono collezioni o linee, che potrebbe affermare con certezza ‘stiamo sviluppando l’intera collezione, e andrà tutta sul mercato’, ma per noi non è tutto assoluto. Abbiamo licenziatari che potrebbero non approvare l’opera o potremmo aver bisogno di lavorare su diverse revisioni. Quindi dobbiamo decidere se un progetto va continuato o se va sospeso”.

L’azienda crea circa 1000 nuovi oggetti d’arte a settimana. Osserva Grant: “Tutti questi articoli hanno tempistiche diverse, a seconda della diversità delle categorie di prodotti, delle proprietà e dei clienti con cui lavoriamo. La bellezza di Centric PLM è che abbiamo una vista su tutti questi diversi criteri; cosa è fermo? cosa ha bisogno di quell’attenzione o spinta in più per essere portato avanti? dove è necessario prendere una decisione? Dal punto di vista della produttività, superare quell’impasse è fantastico. Dal punto di vista dell’efficienza, le visualizzazioni dinamiche che Centric ci offre hanno significativamente aumentato il nostro tasso di successo di questi prodotti, direi del 30%.  Articoli che altrimenti sarebbero rimasti nel limbo perché non erano visibili vengono immessi sul mercato, e modelli che forse non sarebbero dovuti finire alla fase di campionamento, vengono eliminati in anticipo, prima che vi si investa altro tempo. È notevole ciò che Centric ci mostra”. Grant stima che anche i concept che arrivano al lancio sono stati migliorati di circa il 5-10%.

Promuovere l’efficienza ottimizzando i processi

Anche la velocità di immissione sul mercato è stata aumentata. Dichiara Flanagan:

Grant entra più nel dettaglio. “Nel nostro processo tradizionale, il team di progettazione consegna un prodotto al nostro team di licenze interno, che lo declina secondo la licenza e lo inserisce nel proprio sistema o semplicemente in un’e-mail. Quindi Inizia un andirivieni che a volte può trasformarsi in una sorta di buco nero. Nessuno può realmente sapere da quanto tempo qualcosa giace in attesa o dove si trovi. Noi avevamo la possibilità di vedere nel nostro sistema, ma la Progettazione no. E la Progettazione è responsabile dell’aggiornamento e quindi deve agire, fare commenti che devono poi essere reindirizzati a noi. Con Centric PLM, tutto è in tempo reale. Tutto quell’andirivieni richiedeva almeno cinque giorni in più. Ora avviene in un istante. E tutto è visibile a tutti”.

Dice Flanagan: “Le persone hanno potuto utilizzare Centric come era a loro più consono, ottenendo all’istante viste personalizzate per migliorare le loro efficienze individuali. I nostri venditori possono configurare Centric per mostrare i dati che hanno maggior rilievo dal loro punto di vista, mentre prima dovevano farlo su un foglio di calcolo, a voce o in riunione. Ora ognuno può creare la vista che gli consente di vedere i dati come desidera”.

Integrazioni e funzionalità out-of-the-box

Grant fornisce il proprio punto di vista relativamente ai vantaggi derivanti dalla partnership con Centric Software. “Grazie alla eterogeneità dei partner industriali con cui Centric collabora, il sistema si adatta a tutte le nicchie. Se c’è qualche aspetto specifico della nostra attività, la piattaforma è in grado di adattarvisi e possiamo creare quegli strumenti. Ma ciò che è davvero straordinario dal punto di vista dell’efficienza è che tutti quegli strumenti sono già stati creati grazie alle best practice dell’intero team di Centric – le modalità di lavoro dei nostri pari sono già state “catturate”. Ci sembra di avere sempre 12 fantastiche funzionalità disponibili nel sistema, ma non abbiamo ancora arricchito i dati per iniziare a sfruttare questi strumenti. Il fatto di avere tutte quelle funzionalità a portata di mano, esige che se ne tragga vantaggio, giusto? Questa è una risorsa enorme da avere”.

Bioworld ha integrato Centric PLM con: Adobe Illustrator, ERP, il loro software di reporting BI, oltre ad altre integrazioni che trasferiscono i dati anche a diversi siti di canale. Osserva Flanagan: “I nostri venditori possono vendere qualsiasi cosa nel sistema. Possiamo estrarre i dati da Centric per ottenere report unificati, informazioni sui prodotti, sapere cosa è in sospeso, cosa sta vendendo, cosa è di tendenza …”

Facile da imparare, facile da usare

Grant afferma: “Lo strumento è estremamente facile da usare. Dal momento in cui vi accedi, sono sufficienti pochissime indicazioni su come navigare e come trovare le cose. E le viste sono impostate in modo tale da poter essere adattate. Anche la funzione di amministratore all’interno di Centric è estremamente potente: è possibile impostare viste predefinite e condizionali. Possiamo tradurlo per i nostri utenti molto facilmente e loro lo capiscono il primo giorno. Vengono continuamente a dirci: “Ho imparato da solo a fare questo”. Accrescono costantemente le loro competenze senza alcun intervento da parte dei manager: imparano praticamente per osmosi. Questo sistema è così intelligente! Basta cliccare su un punto di un certo grafico e quando lo fai – wow, guarda cosa fa! I grafici dinamici sono una delle cose che hanno lasciato tutti a bocca aperta”.

Ottenere il massimo da Centric PLM

Bioworld ha adottato alcune misure per far sì che gli utenti si sentissero a proprio agio con la piattaforma. Dice Flanagan: “Abbiamo aperto dei canali di comunicazione per permettere alle persone di porre domande su Centric in caso di dubbi su come fare qualcosa e le risposte sono accessibili a chiunque in azienda. È una forma di apprendimento di gruppo. Teniamo anche una sessione settimanale di domande e risposte, che ruota attorno a un semplice: se volete partecipare, siamo qui per voi.  Vi dedichiamo un’ora. Chiedeteci tutto quello che volete. A volte capita che siamo solo io e Nate a restare lì a guardarci negli occhi…” Interviene Grant: “L’aspetto fantastico è che ogni settimana abbiamo qualcosa di nuovo di cui parlare. C’è sempre qualcosa da condividere con il team. Come abbiamo detto prima, le persone capiscono come usare Centric e lo fanno molto velocemente. E così la riunione diventa un fantastico momento di scambio settimanale, basato sul fatto che le persone imparano cose nuove. Condividono di più. È davvero, davvero geniale”.

Gli obiettivi di esecuzione aziendale sono diventati più sofisticati. “Sto cercando di spingere le persone a basare il loro processo decisionale su un maggior numero di dati”, dichiara Grant. “Diciamo che Centric è uno strumento utile per tutti, non solo per il nostro team di vendita, o il nostro team di progettazione o di licensing, ma per tutti in azienda: sourcing, tutto il resto. Stiamo monitorando gli accessi, la frequenza con cui tutti vi accedono, perché crediamo che ci sia un valore. La frequenza è davvero impressionante. L’ultima volta che ho controllato, era il 90% ad accedere ogni giorno”.

Bioworld contribuisce alla prossima release di Centric PLM

In occasione del primo anniversario dell’utilizzo di Centric PLM, Bioworld ha intervistato i propri dipendenti per capire se mancasse qualche funzionalità. E gli utenti hanno chiesto di poter cercare più facilmente più stili. Flanagan afferma: “Ho scritto il business case per Centric Software motivando il perché ci servisse cercare più stili e, sorpresa sorpresa, ho scoperto che questa funzionalità sarà nella prossima versione di Centric! Quando lo abbiamo detto ai nostri utenti, è scattato l’applauso! Le persone qui sono felici e spero lo saranno anche altri clienti, perché sarà disponibile per tutti. È gratificante sapere che siamo stati promotori di questa funzionalità che arricchirà la prossima versione”.

 Grant conclude con alcune parole gentili. “Vorrei sottolineare che apprezziamo molto il fatto che Centric ci contatti, chieda la nostra opinione e ci permetta di condividere la nostra esperienza. Il team di supporto di Centric ci chiama settimanalmente solo per controllare lo stato dei nostri ticket di supporto: lo facciamo ogni lunedì, per 30 minuti. Nessun’altra azienda fa questo per noi”.