Swarovski Consente l'Esecuzione della Direzione Creativa con le Soluzioni Centric Software

“Avevamo enormi problemi di prestazioni con il sistema. La presenza di due PLM comportava molti disallineamenti tra i due sistemi, in termini di dati “.

Martin Buchbauer, Head of Brand Operations Marketing di Swarovski, parla non solo di una, ma di due piattaforme legacy che Swarovski utilizzava contemporaneamente in diversi reparti dell’azienda. “Abbiamo finito con l’avere due diversi sistemi PLM implementati a sei mesi di distanza l’uno dall’altro. E poi, naturalmente, abbiamo cercato di collegare questi due sistemi tra loro e anche al nostro ERP. È stato estremamente complesso creare queste connessioni. Abbiamo lavorato in questo modo per un paio d’anni, ma non eravamo soddisfatti”. Alla fine l’azienda ne ha avuto abbastanza e ha deciso di passare a un’unica soluzione PLM. Qual è stato il percorso intrapreso da Swarovski per arrivare a questo risultato e quali vantaggi ha riscontrato da allora?

Dal 1895

Fondata in Austria nel 1895, l’azienda progetta, realizza e vende cristalli pregiati, gemme naturali, diamanti e zirconi creati da Swarovski, gioielli e accessori, nonché oggetti in cristallo e accessori per la casa. Swarovski Crystal Business, le consociate sono Swarovski Optik (dispositivi ottici) e Swarovski Tyrolit (abrasivi), ha una presenza globale con circa 2400 negozi e 6700 punti vendita in circa 140 paesi, e ha alle sue dipendenze più di 18.000 risorse. Swarovski vende direct-to-consumer così come tramite rivenditori, con vendite limitate di cristalli come materie prime a marchi selezionati di fascia alta.

Aggiornare o Sostituire?

Nel 2011, due diversi reparti avevano progetti per i quali ritenevano fosse necessario un sistema PLM. Buchbauer affronta il sistema PLM dal punto di vista del marketing: “Durante l’implementazione ci siamo resi conto che il fornitore aveva promesso che sarebbero state disponibili molte più delle funzionalità out-of-the-box che noi ci aspettavamo. Fortunatamente in Swarovski abbiamo un team IT molto forte che ha effettuato molte personalizzazioni in quanto assolutamente necessarie. Alla fine abbiamo personalizzato  circa il 67% delle funzionalità”. Tuttavia, alcuni anni dopo Swarovski aveva bisogno di aggiornare la soluzione. Per via della configurazione altamente personalizzata, l’azienda è giunta alla conclusione che il costo dell’aggiornamento era paragonabile all’acquisto di una nuova soluzione. Non valeva la pena, in termini di tempo e costi, ricreare le funzionalità nella nuova versione.

Ovviamente, Swarovski ha prima valutato la possibilità di utilizzare l’altro sistema legacy a livello aziendale. Sono state eseguite un paio di sessioni esplorative ma, sostiene Buchbauer: “Abbiamo iniziato a realizzare che non potevano fornirci ciò di cui avevamo bisogno”.

Per una fortuita coincidenza, il direttore vendite di Centric Software® ha contattato Buchbauer proprio in quel periodo. Racconta Buchbauer: “Un tempismo perfetto! Abbiamo spiegato la nostra situazione e in pochissimo tempo, un paio di settimane, Centric è riuscita a organizzare alcune sessioni demo e casi d’uso. Ciò che è stato presentato è stato molto convincente; la maggior parte degli utenti che hanno partecipato alle sessioni è rimasta colpita da ciò che Centric Software® poteva offrirci.”

Jose Perez, Senior PLM Manager Brand Operations, spiega: “Lavoriamo tenendo presente il concetto ‘il processo viene prima di tutto’: il sistema deve supportare il nostro processo e non il contrario. Avevamo bisogno di una soluzione che automatizzasse il nostro nuovo processo ‘dal concept allo scaffale’ così come era stato ideato.  Centric PLM è stata in grado di farlo”.

Seguire il Flusso

Perez parla del lancio di Centric PLM™ nel 2020. Come per qualsiasi implementazione, ci sono stati alcuni imprevisti lungo il percorso. Le funzionalità aggiuntive desiderate da Swarovski non erano ancora disponibili. Il team di Centric, riconoscendo le aspettative di Swarovski e in linea con il suo approccio incentrato sul cliente, in particolare in termini di roadmap dell’innovazione, ha collaborato con Swarovski per ottenere un risultato soddisfacente. Racconta Perez: “Centric è stata molto chiara con noi. Ci hanno detto: “Non abbiamo queste funzionalità, ma siamo molto interessati a crearle insieme a voi”. Tali funzionalità includevano: una collaborazione ottimizzata sul flusso di lavoro, ovvero supporto, monitoraggio e reporting di milestone e attività del processo, in aggiunta a funzionalità multisourcing. Osserva Perez: “Centric ha sviluppato la prima vera piattaforma di sviluppo multisourcing di cui siamo a conoscenza tra tutti i software che abbiamo valutato”.

L’implementazione stessa è stata ben organizzata. Perez sostiene: “Il successo del progetto è dovuto a una pianificazione accurata. Centric ci ha offerto un team molto forte. Abbiamo iniziato con sessioni di scoperta in cui abbiamo mappato le nostre esigenze e deciso come operare. Martin (Buchbauer) ha già ricordato che abbiamo un team IT molto forte. Per rendere il progetto più fluido, abbiamo diviso alcune mansioni tra i nostri team interni ed esterni”.

Swarovski aveva programmato una formazione interna con i vari team, ma poi è sopraggiunto il COVID-19. Ricorda Perez: “Quel fine settimana sono stati cancellati i nostri voli “. L’azienda è passata rapidamente a svolgere la formazione in forma virtuale. Continua: “È qui che questo strumento mostra già quanto sia potente. Perché, pur eseguendo tutto da remoto, l’adozione del sistema è stata piuttosto veloce”. Perez ha formato oltre 300 utenti in tutto il mondo, rendendoli operativi completamente da remoto.

Vantaggi per Tutti

Oggi, Centric PLM è utilizzato in tutti i reparti: marketing, sviluppo prodotto, progettazione, qualità, produzione, sourcing, merchandising, controllo, online. È direttamente collegato a ERP, a un programma 3D e ad Adobe® Illustrator. Afferma Buchbauer: “Per natura, lavorare in un solo sistema rispetto a due rende le cose più facili. Quindi, ad esempio, tutte le interfacce complesse e la loro relativa manutenzione, ora non ci sono più. Centric PLM ha anche prodotto un impatto molto positivo sull’accuratezza dei dati. Il disallineamento tra due sistemi, cui abbiamo dovuto far fronte in passato, non esiste più. E, naturalmente, ritengo che l’interfaccia utente sia molto più intuitiva e più moderna, il che ha permesso di migliorare molto l’efficienza in termini di inserimento e aggiornamento dei dati da parte degli utenti. È molto più veloce rispetto al passato”.

Dice Perez: “Ora abbiamo un’organizzazione diversa rispetto alla prima implementazione: struttura diversa, team diversi. Ma dove notiamo realmente la differenza, è nel fatto che il sistema non ha mai fermato l’azienda quando avevamo bisogno di informazioni. Centric PLM ha accompagnato la nostra trasformazione aziendale. E questo è stato davvero importante”.

Buchbauer fa un esempio di qualcosa di quantificabile.

Un altro esempio è la riduzione dei fogli di calcolo. L’azienda è passata dalla creazione di 300 fogli di calcolo per collezione, due volte l’anno, a 20. Si tratta di una riduzione da 600 a 40 o del 93% all’anno. Inoltre, nonostante lo speed to market non sia uno degli attuali obiettivi, utilizzando Centric PLM Swarovski è riuscita a ridurre di 3 mesi i tempi di go-to-market.

Swarovski ha realizzato il proprio obiettivo di integrazione con diversi moduli in SAP, software Rhino 3D e Adobe Illustrator, tra altri. Dichiara Perez: “Questa flessibilità è stata fondamentale perché i nostri utenti adottassero Centric PLM come loro strumento di lavoro centrale.  Altre funzionalità di cui abbiamo bisogno sono il calcolo di costing complessi che consenta di determinare diversi scenari di costo, tenendo in considerazione sia i costi operativi che quelli dei materiali”. Infine, la potente gestione dei materiali e della distinta base consente di mantenere diverse opzioni e versioni della distinta base.

Centric Visual Boards

Con la riorganizzazione dell’azienda e una rinnovata enfasi sul design creativo, compreso l’arrivo di un nuovo direttore creativo, le persone passavano molto tempo a preparare presentazioni per visualizzare le collezioni in vari modi. “Si trattava di un grande sforzo manuale. A un certo punto, il 40% del nostro team di marketing di prodotto non faceva altro che creare presentazioni per mostrare le idee della collezione. Ad esempio, veniva chiesto loro di presentare la collezione per colore. Il team? di marketing del prodotto inseriva una ad una le immagini nelle diapositive, dimensionandole e ridimensionandole e regolandone la qualità “. Questo lavoro richiede così tanto tempo e offre così poco valore aggiunto che era logico creare un business case per l’automazione.

Buchbauer conclude: “E con questo business case, abbiamo finalmente ottenuto l’approvazione a procedere dal nostro CEO”.

“Swarovski si è orientata sulle Visual Assortment Boards di Centric, che offrono a buyer, commercianti, designer, pianificatori, team di sourcing, vendite e retail una visione strategica dell’assortimento di prodotti in una tabella pivot  visiva così che l’assortimento possa essere visto in diversi modi, ad esempio per colore, consegna, canale, ecc., al fine di creare una collezione il più solida possibile per avere prestazioni ottimali nel retail e un’esperienza di brand coerente su tutti i canali e in qualsiasi momento.

Visivo è Meglio

Spiega Buchbauer: “Parte del nostro gruppo si occupa dell’ideazione e dell’intero processo di sviluppo delle collezioni fino all’arrivo ai negozi. L’altra parte del gruppo si focalizza sulla comunicazione, sviluppando, pianificando e creando le risorse per promuovere il prodotto.” Il team responsabile delle comunicazioni ora ha accesso diretto ai dati associati ai prodotti per creare i propri messaggi.

Spiega Perez: “Come per il PLM, le Visual Board hanno liberato tempo da dedicare a ciò che è più importante ora. Questo è il vantaggio più significativo: i team possono lavorare su ciò che conta di più. Altrettanto prezioso è il miglioramento nella comunicazione tra la creazione e il marketing del prodotto. Essendo uno strumento visivo, si è in grado di presentare le informazioni in modo più completo. Per l’utente, se tocchi e vedi, è più facile preparare e raggruppare le informazioni”.

Buchbauer aggiunge: “Basandomi su questo presupposto, direi che è l’unico modo possibile per avvicinare i dati ai nostri team creativi. Non c’è altro modo per farlo”.

Alla fine, se non si avvicina il team creativo ai dati, ci sarà sempre una lacuna nel trasformare le informazioni creative in informazioni digitali”, dichiara Perez. Questo è spesso il collo di bottiglia del processo. E continua: “Pertanto, avrai sempre bisogno di qualcuno che faccia da tramite tra i due mondi, ma se si tratta di una persona, le informazioni possono andare perse. È come la Torre di Babele, dove ci sono i creativi che parlano la loro lingua e i fanatici dei dati che parlano solo di dati, ma le Visual Board di Centric fungono da traduttore”.

E dopo appena un anno, le Centric Visual Boards hanno mantenuto le promesse del business case. Perez osserva: “Era necessario da 1 giorno a 1 giorno e mezzo al team di product marketing per creare il report specifico che usiamo di più. Ora, con un semplice clic, è possibile ottenerlo in 15 minuti al massimo.