Centric PLM Kullanmaya Başlayan Woolworths İdari İşleri %15-20 Azalttı

Woolworths, Yeni PLM Macerasına Nasıl Başladı?

“Doğru PLM’i bulmak biraz zaman aldı. Woolworths, karmaşık ürün gruplarına sahip büyük bir perakendeci. Ürün karmalarımızın karmaşıklığını ve aralarındaki nüansları sorunsuzca işleyebilecek bir sistem bulduğumuzdan emin olmalıydık,” diyor Alexander.

Woolworths seçimini Centric PLM™’den yana yaparken Centric Software’in moda ve perakende sektöründeki uzmanlığını, kullanıcı referanslarını ve her şeyiyle yerelleştirme imkanı vermesini dikkate aldı.

Moda ve perakende sektörünün karmaşıklığını anlayabilen birini istiyorduk.” diyor Alexander. “İkincisi, araştırmaya başlayıp karşılaştırma yapmak için dünyanın çeşitli yerlerindeki büyük perakendecilerle fikir alışverişinde bulunduğumuzda, Centric’in bize vereceği destekle ilgili çok olumlu yorumlar aldık. Üçüncüsü de, Centric çözümünün yerel sağlayıcısı Cogworks’ü tanıyorduk. Bize ne kadar yardımcı olacaklarını biliyorduk.”

Ekipler Arasında Etki Yaratmak

“En başından itibaren, herhangi bir PLM sistemine geçip çalışmaya başlamadık. Eksikleri ve sunduğu imkanları inceledik. Sistemi ve böylece kendi çalışma süreçlerimizi nasıl geliştirebileceğimiz üzerinde düşündük.”

Woolworths İyileştime Projeleri Müdürü Moira Alexander, sadece bir tek departmanı değil, pek çok departmanı ve çalışma takımını etkileyen, bütün işletmenin dijital dönüşümüne önayak olan Ürün Yaşam Döngüsü (PLM) çözümünün büyüklüğünü anlatıyor.

Centric Software’le ortaklığa giden Woolworths, departmanlar arası iş birliğini, çalışma süreçlerinin şeffaflığını ve maliyetlerde verimliliği artırmaya başladı. Ama Güney Yarımküre’nin en büyük perakendecilerinden biri bu dijital dönüşümü nasıl başarıyla gerçekleştirdi?

İlklerin Şirketi

Woolworths, yiyecek, moda, güzellik, ev ürünleri ve finansal hizmetlerin benzersiz bir karışımını sunar. İlk mağazasının kapılarını 1931 yılında Cape Town’da açan Woolworths, değerlerine önem veren bir şirket olmakla ve piyasaya çıkarken bu değerleri öne çıkarmakla gurur duymaktadır.

“Woolworths’ü tanımayanlar için, aynı zamanda yiyecek, kıyafet, ev dekorasyonu ve güzellik ürünleri satan bir şirket olduğumuzu söyleyebiliriz. Woolworths Çocuk Giyim Genel Müdürü Stacey-Anne Scholtz, “Güney Afrika’da üst seviye, imrenilen ama erişilebilen bir perakendeci,” diyerek özetliyor.

Güney Afrika’da 31 bin, Güney Yarımküre’de toplamda 41 bin kişilik ekibiyle ve çok kapsamlı ürün çeşitliliğiyle, işletme modellerinin karmaşık olduğunu söylemek yanlış olmaz.

PLM Öncesi Zorluklar

Pazara hakim olmalarına ve uzun süredir başarılı olmalarına karşın, piyasanın zorluklarından muaf değillerdi elbette. Günümüzün aşırı rekabetçi ortamında hız, çeviklik ve modernize edilmiş çalışma süreçleri zorunluluktur. PLM çözümüne geçmeden önce Woolworths’te her çalışma grubunun farklı sistemlerde, birbirinden ayrı yöntemlerle çalışması çok değerli zaman kaybına sebep oluyordu.

Scholtz içinde bulundukları durumu “Woolworths çok büyük ve karmaşık bir örgüttür. Bir ürünü fikir aşamasından itibaren takip etmek çok zor oluyordu. Ayrıca pek çok kez aynı işi iki kere yaptığımız oluyordu.” diyerek açıklıyor.

PLM öncesinde ürünlerin tasniflenmesi, kodlanması ve yönetilmesi çok karmaşık bir süreçti. Woolworths’ün çok sayıda tedarikçiyle çalışması bu karmaşıklığı daha da artırıyordu. Kalite yönetimi de belli bir standarda oturtulmamıştı.

Bunun üzerine bir de şirket, e-postalara ve Excel sayfalarına fazlasıyla dayanan, pek çok kez iş tekrarı gerektiren, takip etme ve standartlaştırma konularında çok eksiği olan eski bir Ürün Veri Yönetimi (PDM) sistemiyle çalışıyordu. Woolworths dijital dönüşüm zamanının geldiğinin farkındaydı.

“Çok eski bir PDM sistemimiz vardı.” diyor Alexander. “Dünyada çok şey değişti. Bizim de geleceğe hazır olmak için bu değişime ayak uydurmamız gerekiyordu.”

Woolworths’ün büyüklüğünü ve karmaşıklığını göz önüne alınca, dijital dönüşüm için doğru çözümü seçmek herkesin dahil olduğu bir sürece dönüştü.

Gemiyi Döndürmek

Woolworths’ün PLM uygulaması zamanında, tahmin edilen bütçenin altında ve daha geniş kapsamda teslim edildi. İşin karmaşıklığı ve kuruluşun büyüklüğü nedeniyle dikkatli planlama, kesintisiz iletişim ve sonunu düşünerek başlamak başarının anahtarıydı.

Alexander, “Centric ve Cogworks bizi çok iyi yönlendirdi.” diye açıklıyor. “Hem mevcut sistemimizin işini devretmemiz hem de daha fazlasını eklememiz gerekiyordu. Eski sistemin yerine tamamen geçmesini istediğimiz için ürün geliştirme sürecinin sadece küçük bir kısmını değil, tamamını kapsayacak bir dönüşüm geçirmemiz gerekiyordu.”

Başarı faktörlerini belirlemek, temel performans göstergelerini en başından tanımlamakla, bunları proje boyunca göz önünde bulundurmakla ve stratejik olarak uygulamaya geçirmekle yapılabilir.

Alexander, “Kâr marjında iyileşme, süreçlerin şeffaf takibi, kritik yol takibi ve insan verimliği gibi temel performans göstergelerine bakıyorduk.” diyor. “Her bir iş birimini ve grubu ilerlerken teker teker ele almaya karar verdik. Yeni sistemi bütün kuruma bir anda dayatmak yerine çeşitli safhalardan geçen yapılandırılmış bir yol izledik.”

Scholtz ekliyor: “Centric ve Cogworks bize daima Güney Afrika’daki tek müşterileriymişiz gibi davrandı. Bizi projenin nasıl yapılandırılacağı ve nasıl teslim edileceği konusunda sürekli bilgilendirdiler.”

Alexander, Woolworths’ün her departmanındaki yetkili kullanıcılarla uygulamayı nasıl hayata geçirdiğini açıklamaya devam ediyor.

“Bütün grup temsilcilerinin tasarım aşamasında bulunmasına gayret ettik. Yani her gruptan yetkili kullanıcılarımız vardı. Tasarım, satın alma, planlama, teknoloji, bütün gruplara yer verdik. İlerledikçe, yinelemeli bir yaklaşım izlediğimiz için çok fazla geri bildirim aldık. Aktif kullanıma geçerken de grup grup gittik. Bu da bize yine doğru rotayı bulma fırsatı verdi.”

Dijitalizasyon ve İş Dönüşümü

Başlattıkları dijital dönüşüm Woolworths’ü yalnızca PLM sistemi uygulamaktan çok daha derinden etkiledi. PLM’e geçiş sonrasında bütün iş yapma biçimleri değişti.

“Bu proje, şirkette her şeyin nasıl yapıldığını yeniden görmek için bir fırsat oldu.” diye açıklıyor Alexander. “Sadece bir sistem uygulaması değildi. Daha çok bir süreçti, değişime devam eden bir çalışma tarzıydı.”

Woolworths, kullanıma geçmesinden bu yana zaman tasarrufu, iletişim, iş birliği, tekrar eden işleri ortadan kaldırma, maliyet uygunluğu ve süreçlerde artan şeffaflık açısından önemli bir yatırım getirisi elde etti.

“Ürün oluşturma, teklif verme ve maliyetlendirmeleri sonuçlandırma gibi idari işlerde zamandan tasarruf ettik. Bu unsurların bazılarında en az %15-20 zaman tasarrufu gördünüz.” diye paylaşıyor Alexander.

Woolworths önceden yerel tedarikçiler için ayrı, uluslararası tedarikçiler için ayrı maliyet oluşturuyordu. Centric PLM artık tüm tedarik zincirini net bir şekilde görmelerini sağladı.

Alexander, “Artık sistem üzerinden çok daha büyük hacimli maliyetler oluşturuyoruz, bu da kimin en iyi fiyatı verdiğine karar vermemizi sağlıyor.” diye ekliyor.

Scholtz, Centric PLM’in Woolworths’a kattığı birkaç ek avantajı paylaşıyor: “Bir avantaj, sistemin bulut tabanlı olması ve nerede olursak olalım ona erişebilmemiz. Diğer iyi bir avantajı da kritik yolun görünürlüğü oldu. Artık daha fazla şirket içi iş birliği yapıyor olmamızdan kesinlikle memnunum. Bilgi artık ilgili herkesin erişebildiği ve eskiden sık yaşanan iş tekrarlarının bir kısmını kesinlikle ortadan kaldıran merkezi bir yerde bulunuyor.”

Çok Kategorili Perakendeciler için Tavsiye

Büyük, karmaşık, çok kategorili perakende işinde standartları belirleyen bir şirket olarak Woolworths’ün yeni bir PLM sistemine geçmek isteyenlere bazı tavsiyeleri var.

“Hangi süreçleri değiştirmek istediğinizi ve hangi değişiklikleri yapmak istediğinizi bilmeniz gerekiyor. Öncelikli olarak odaklanmak istediğiniz kategorilere veya ürün türlerine karar vermeli ve benzer ürün türlerini birlikte gruplamalısınız.” diyor Alexander. “Örneğin, biz en sona güzellik ürünlerini bıraktık. Giyim kategorisinin geçişini yaparken güzellik ürünlerinin karmaşıklığıyla uğraşarak kafamızı karıştırmak istemedik.”

Verdikleri en iyi tavsiye, projeye nihai bir hedef göz önünde bulundurarak başlamak ve önemli olanın gelişim olduğunu anlamaktır.

Alexander, “Benim yaklaşımım şöyle: Önemli olan gelişim, mükemmellik değil.” diye açıklıyor. “Daha ilk günden mükemmelliği hedefleyemezsiniz.”

Centric ile Yolculuk Devam Ediyor

“Bence her zaman iyileştirmeye yer olduğunu bilmek gerekir. Yani biraz Pandora’nın kutusunu açmış gibi olduk. Sürekli güncellemeler olacak.” diyor Alexander. “Merchandise Modülünü uygulamaya koyduk ve şimdi planlama sistemlerimize yatırım yapmaya başlıyoruz. PLM projesi, yeni zirvelere nasıl ulaşabileceğimize ve kullanıcılarımız için işleri nasıl daha basit hale getirebileceğimize dair devamlı bir ilişkidir.”